しまじろうの資産運用

☆しまじ☆が資産運用をしていくブログです。アメリカ株をメインとして、ETFと個別株に投資。資産を増やしています。

2時間30分もの間、会議を延長してしまった話(泣) その後・・・

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 こんにちは、☆しまじです☆

 今日は、資産運用とは話がずれますが、昼間のお仕事で、ずいぶんと失敗してしまった話です。しまじは、朝から夜まで、中小企業で働いています。あまり大きな会社ではないので、毎日決まったことをするのではなく、いろいろな事をやっていかなければなりません。

 いろんな経験が出来るという点では良いのですが、これならだれにも負けないぞ。というものを身に着けにくいのが、ちょっとさびしい点でもあるのかなと思っています。そんな中、とある会議の司会をすることとなりました。まあー、年間通しても1~2回位しかしないことなので、司会者レベルとしては、かなり低い方だとは思いますが・・・。

  目次

 

会議までの準備

 あまり慣れていないということもあり、準備はかなり万全に進めたつもりです。話の内容と項目をしっかり決めて(以前、みんなから集めた意見を参考に、自分の意見に偏らない様に気を付けて)、前もってメールで配信しました。話し合う内容を分かった状態で、出席者が集まれば、話がまとまりやすいと思ったからです。

 また、だれが出席すると一番この会議が成功するのかも考えて、何人かに相談し、メンバーを選抜。そして、1~2週間前には電話をし、話し合う内容をしっかりと伝えました。

 議事や資料を作成し、場所、食事などの手まわしもばっちりです。

 

当日の会議で

 ついに、会議が始まりました。みんなで用意したお昼ご飯を食べ、PM1:00から開始の流れです。ちなみに終了予定時刻は、PM3:00。予定の会議時間は、2時間!!

 議事にそって、順調に会議は進行。出席者も、どんどん意見を発言してくれて、いい感じの会議になってきました。発言してくれた意見に対しても、賛成や反対の意見が次々に出てきてくれます。まさに会議といった感じです。そしてさらに意見が・・・。

 いやいや、みんなしゃべりすぎ。もう、言いたい放題です。ちょっと会議の内容と関係の無い話まで、入り乱れてきました。でも、基本的には、良くしたいと思う意見なので、出来る事ならばしっかり最後まで聞きたい内容ばかりです。

 ああだこうだと言いながら、議事すべてを話し終えたのが、なんと、PM5:30。えっ。今の時間って、PM5:30っ!?

 ・・・まじっすか。

 なんと、予定の終了時間を2時間30分もオーバーしているじゃないっすかっ(汗)

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会議を終えて

 いろいろな事が話し合えて良かったと言ってはもらえたものの(たぶん、社交辞令ですよね~)、数社の取引先の方々も含め、参加した全員のその日のスケジュールに、ずいぶんと迷惑をかけてしまいました (ToT)

 出席して頂いた、みなさま、本当に申し訳ございません <m(__)m>

 これは、もう、司会者として謝るしかなかとです。反省してます。

 

何がいけなかったのか

 今回の失敗について、何が原因だったのか真剣に考えました。その結果、出来てなかったと思う事がこちら、

  • 必ず話し合わなければならない事と、さらっと流していい事の区別が出来ていない
  • 議事項目それぞれを、どれくらいの時間をかけて話し合いをするかの時間配分が出来ていない
  • 会議のシミュレーションをしていない
  • 出席者の性格(ここでは、よくしゃべるかどうかや、思いつきだけで話したり、じっくり考えて話すといったこと)を、しっかり把握していない

が思いつく事でした。

 

では、改善するには

 ここからが本題だと思いますが、失敗して気落ちしました。が、次に会議の司会をする時に、どのように改善していくかが、今のしまじには大切なんだと、言い聞かせます。

 今回の失敗で、最も出来ていなかったことは、予定の時間内に会議を終えることが出来なかったことです。では、どうすれば予定時間内に会議を終わらせることができるのでしょうか。よく考えれば、簡単です。時間内に終わればいいのです。

 でも、なんでもかんでも、いつまでも話し続けていては、終わるはずがありません。失敗の原因について、対策を練ってみました。

  1. 必ず決めないといけない事、会議として大事な発表などは、出来る限り会議の前の方に持ってくる。
  2. 議事それぞれを、しっかりと時間配分(5分刻み)をし、必ずその時間内に終わらせる。もし、いつまでも結論が出そうにない場合には、思い切って打ち切る。次回への宿題にする。もしくは、後日、時間をおいてから回答をもらう。
  3. 違う方向に話を進めてしまった場合には、話を遮って本題に戻す。(話をしている人が不機嫌にならに様な、言い回しをして)

といったところです。

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その結果

 2時間30分もの間、会議を延長してしまうという大失態をしてしまった後、幸運にも、もう1度、似たような会議の司会をする機会が巡ってきました。また、議事進行をさせてくれるのですね、ありがとう~。感謝です。

 2度と同じ過ちを繰り返さないように、改善方法についてみっちり計画を練りました。議事にも5分単位で時間を記入し、出席者みんなにその議事を配りました。そして、会議当日。出来る限りの気を遣いながらも、話がそれたり、あまりにも長引きそうな場合には、ビシバシと勇気をもって切りまくりました。

 結果、会議事態は、予定時間内に終了。やった !(^^)!

 でも、その後の質疑応答で、20分ほど延長してまいました・・・。

 いやー、まだまだ勉強が足りませんね。更にレベルアップをめざして、前進あるのみっ

 

それでは